To-do list: perché scrivere le cose da fare ci aiuta davvero a farle

BENVENUTO SETTEMBRE!

E mai come in questo mese ci sono giornate in cui la to-do list sembra avere una caratteristica piuttosto curiosa: più cose spuntiamo, più ne compaiono di nuove. Una mail genera una telefonata, la telefonata un appuntamento, l’appuntamento altre tre cose da ricordare. A fine giornata alcune voci sono state cancellate, altre sono state spostate a domani e almeno una è lì da abbastanza tempo da essere diventata parte dell’arredamento.

Eppure continuiamo a scrivere liste.

Lo facciamo su un’agenda, su un foglio accanto al computer, nelle note dello smartphone o dentro una delle tante app nate per organizzare attività e scadenze. Cambiano gli strumenti, ma il gesto rimane sorprendentemente simile: prendere qualcosa che abbiamo in testa, scriverlo da qualche parte e, prima o poi, sperare di poterlo spuntare.

Scrivere una to-do list può aiutarci a organizzare le cose da fare perché trasferisce le attività dalla memoria a un supporto esterno, le rende più concrete e ci permette di vedere ciò che abbiamo già completato. La lista, però, funziona soprattutto quando rimane semplice: se passiamo più tempo a organizzarla che a completarla, rischia di diventare un’altra attività da gestire.

La domanda allora è meno banale di quanto sembri: perché fare una to-do list ci aiuta davvero a organizzare le cose da fare? E perché cancellare una voce dalla lista riesce a essere così soddisfacente?

1. PERCHÉ SCRIVERE UNA TO-DO LIST AIUTA A RICORDARE LE COSE DA FARE

Una delle funzioni più semplici di una lista delle cose da fare è anche quella che tendiamo a sottovalutare: non dover tenere tutto a mente contemporaneamente.

Un’attività incompleta ha infatti una certa capacità di tornare a farsi sentire. La mail a cui dobbiamo rispondere, l’appuntamento da fissare o quel documento da finire possono riaffacciarsi mentre stiamo facendo tutt’altro, soprattutto quando non abbiamo ancora deciso quando e come occuparcene.

Una ricerca degli psicologi E. J. Masicampo e Roy Baumeister, pubblicata sul Journal of Personality and Social Psychology, ha osservato proprio questo fenomeno: gli obiettivi non completati possono interferire con altre attività cognitive, mentre formulare un piano specifico per portarli a termine può ridurre questa interferenza.

In altre parole, non è sempre necessario aver già fatto qualcosa perché la nostra mente smetta temporaneamente di occuparsene. A volte aiuta aver deciso che cosa faremo e come lo faremo.

È qui che una buona to-do list diventa qualcosa di più di un promemoria. Scrivere “preparare presentazione” non prepara la presentazione al posto nostro, purtroppo, ma trasforma un pensiero che continua a circolare nella testa in un’attività visibile e, soprattutto, affrontabile.

La lista non fa il lavoro per noi. Ci aiuta a dare al lavoro una forma.

2. PERCHÉ SPUNTARE UNA TO-DO LIST DÀ COSÌ TANTA SODDISFAZIONE

Una giornata di lavoro non si può spuntare. Una mail sì.

“Lavorare al progetto” è una cosa piuttosto difficile da cancellare da una lista. “Mandare le tre modifiche a Edoardo entro le 15” decisamente meno.

Uno dei motivi per cui le to-do list funzionano è proprio la loro capacità di trasformare qualcosa di astratto come il lavoro in una sequenza di azioni concrete. Una giornata può sembrare caotica; cinque attività scritte su un foglio hanno invece un inizio, una fine e, possibilmente, una piccola casella accanto.

Non significa necessariamente che una lista ci renda più produttivi. Significa che rende visibile il progresso.

Spuntare un’attività ci dà infatti un feedback immediato: qualcosa che pochi minuti o poche ore prima era ancora da fare adesso è completato. Il gesto fisico di barrare, cancellare o mettere una spunta rende evidente un cambiamento che, senza una lista, sarebbe molto meno visibile.

Ed è probabilmente anche per questo che cancellare una voce riesce a dare una soddisfazione apparentemente sproporzionata rispetto al gesto.

C’è poi chi mette in lista anche attività praticamente già completate solo per poterle cancellare immediatamente.

Ma non faremo nomi.

3. TO-DO LIST CARTACEA O DIGITALE: COSA CAMBIA?

La to-do list, nel frattempo, si è moltiplicata.

Abbiamo calendari digitali, reminder, app per organizzare le attività, note condivise, project management tool e notifiche capaci di ricordarci una cosa che avevamo già scritto in altri tre posti.

Eppure carta e penna continuano a sopravvivere sulle scrivanie.

Non esiste necessariamente una to-do list migliore in assoluto tra quella cartacea e quella digitale: i due strumenti rispondono a esigenze diverse. Le app permettono di sincronizzare attività, impostare scadenze e reminder, condividere liste e modificare rapidamente le priorità. Carta e penna offrono invece un’interazione più libera e immediata.

Un foglio permette di scrivere una cosa, cerchiarla, cancellarla, spostarla con una freccia e aggiungerne un’altra a margine senza dover decidere prima in quale categoria debba stare.

Sono due modi diversi di organizzare il lavoro e, nella maggior parte delle scrivanie contemporanee, convivono senza troppi problemi.

Sul rapporto tra scrittura a mano e strumenti digitali avevamo già ragionato parlando del ritorno di taccuini, parole crociate e strumenti analogici. Scrivere a mano non è necessariamente un rifiuto della tecnologia: può essere semplicemente un altro modo di organizzare informazioni, pensieri e cose da fare.

La vera domanda, quindi, non è se sia meglio una to-do list cartacea o digitale. È dove riusciamo a costruire un sistema abbastanza semplice da continuare effettivamente a usarlo.

4. QUANDO ORGANIZZARE IL LAVORO DIVENTA UN ALTRO LAVORO

Qui arriva il problema.

Perché organizzare le cose da fare può diventare incredibilmente soddisfacente. Quasi più che farle.

Possiamo dividere le attività per progetto, assegnare colori alle priorità, costruire categorie, impostare scadenze, spostare task e riscrivere la lista il lunedì mattina perché quella della settimana precedente ormai “non funziona più”.

A quel punto il confine tra organizzare il lavoro e lavorare al proprio sistema di organizzazione diventa piuttosto sottile.

Una to-do list efficace dovrebbe fare esattamente il contrario: semplificare la gestione delle attività e ridurre il numero di decisioni necessarie per capire cosa fare dopo. Quando richiede manutenzione continua, rischia invece di aggiungere un nuovo livello di complessità a quello che volevamo semplificare.

Forse è anche per questo che, nonostante tutti gli strumenti disponibili, il formato originale continua a essere così difficile da battere: una superficie, qualcosa con cui scrivere e una serie di cose che, prima o poi, vorremmo cancellare.

Non serve necessariamente il sistema perfetto. Serve un sistema che non richieda un’altra to-do list per essere gestito.

5. GLI STRUMENTI CHE RESTANO SULLA SCRIVANIA

Ci sono oggetti che utilizziamo perché servono in un momento preciso e altri che finiscono per conquistarsi un posto permanente sulla scrivania.

Gli strumenti da scrittura appartengono spesso alla seconda categoria. Sono lì per annotare un numero durante una telefonata, modificare uno schizzo, segnare un appuntamento o aggiungere, inevitabilmente, un’altra voce alla lista.

È anche dentro questo tipo di gesto quotidiano che trova posto CENTO3.O, la micromina meccanica della collezione CENTO3, progettata da Achille Castiglioni e Gianfranco Cavaglià e oggi prodotta da EGOUNDESIGN.

La sua forma trilobata nasce dal rapporto tra lo strumento e le tre dita che lo impugnano e, una volta appoggiata sulla scrivania, ha anche un vantaggio molto concreto: non rotola via.

Un dettaglio piccolo, fino al momento in cui la matita che stavi cercando non è più sotto il tavolo.

Forse è questo che rende ancora interessanti oggetti apparentemente semplici come una matita, un taccuino o una lista scritta a mano. Non devono rivoluzionare il nostro modo di lavorare. Devono funzionare abbastanza bene da diventare parte di quei gesti che ripetiamo senza quasi accorgercene.

E la to-do list?

Probabilmente non arriveremo mai davvero alla fine. Ma almeno possiamo continuare a spuntarla. Per poi aggiungere un’altra cosa.